一、需要準備的會議材料和物品

1、需準備的會議文件資料

（1）會議的指導文件。如上級下發(fā)的政策性、部署性文件

（2）會議的主題文件。如領導人講話稿、經(jīng)驗介紹材料等

（3）會議程序文件。包括議程文書、日程、程序等

（4）會議參考文件。如統(tǒng)計報表、技術資料等書面材料

（5）會議管理文件。包括會議通知、保密制度等文件

2、需準備的會議物品與設備

常用文具、印刷設備、會場裝飾用品、試聽器材、通信設施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、專門用品等。

二、準備領導發(fā)言稿

1、開幕詞

（1）定義，開幕詞是在會議開始時，由會議主持人或主要領導人向大會所做的重要講話。

（2）內容，開幕詞的內容主要包括以下幾個方面，

標題：會議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”

日期：用圓括號標于標題正下方

稱謂：“同志們”、“各位來賓”、“女士們，先生們”等

正文:宣布會議開幕，簡述會議的背景、目的、主要任務等；提出對與會者的希望與要求；最后是祝詞

2、祝酒詞

（1）定義：祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。

（2）寫法：首先，開頭部分表示歡迎、問候或感謝。其次，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展歷史，還可以展望未來。最后，結尾可用“讓我們?yōu)?span style="font-family:Calibri">......干杯”或以“為了......讓我們干杯”表達禮節(jié)性的祝愿。

3.講話稿

(1)定義。講話稿是領導人在開會中所作的講話稿件，表現(xiàn)領導人對會議的指示和關心。

(2)寫法。講話稿的寫法，就內容來講，應注意以下幾點:

肯定會議的重要性;

評價過去的工作;

點出當前值得注意的問題;

指明今后的方向和目標;

評價會議中心議題; .

提出原則性的意見，向大會提出希望。

4. 閉幕詞

(1) 定義。閉幕詞是黨政機關、群眾團體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關領導向會議所作的總結性講話。

(2) 寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對開幕詞而言形式可更靈活一些，沒有固定形式。一般來說，閉幕詞主要包括以下內容:首先會議完成任務的概括;其次，對會議的評價；最后，對服務部門與人員的感謝。

三、起草會議報告、決議草案

1.會議報告是會議文件的一種。會議報告一般指領導人代表機關或組織依法律規(guī)定或慣例向權力機構或有關代表會議所做的工作匯報。

2.一經(jīng)會議討論通過，會議報告便由陳述性文件轉化為領導指導性文件，成為指導和保證會議成功的主要文件，成為引導代表展開討論的重要基礎，會后將成為有關方面工作的綱領。

四、準備會議材料的要求

1.秘書草擬會議所需文件目錄，領導確認后，著手準備

2.準備每人一個文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會者的姓名。

3.認真校對會議文件

4.做好會議文件的分發(fā)工作.

5.分發(fā)重要文件一般要編號、登記。

6.一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

7.秘書在為會議準備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。

8.分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。

五、準備會議物品和設施

1.常用文具。如筆、紙等常用文具。

2.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、宣傳畫、標語口號。

3.印刷設備。如打字機、打印機、掃描儀、復印機等。

4.會場基本設施。如桌椅、照明電器、通風機、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設施等。

5.視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等。

6.通信設施。如傳真機、電話機、電視機、計算機以及相應的通信網(wǎng)絡設施。

7.交通工具。如小轎車、大巴士等接送與會者的車輛。

8.生活用品。如茶水、茶杯、紙巾以及其他生活用品。

9.特殊用品。即特殊性會議上所使用的物品，如頒獎的獎品與證書，選舉的選票、投票箱、開幕式剪彩時用的彩帶和剪刀等